Grupos de trabajo

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La gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Se establece como tarea poner en marcha un proyecto en el que se defina una estrategia global para la gestión de la documentación, los documentos en formato papel y electrónico, bases de datos y la creación y mantenimiento de documentos con la finalidad implícita de alcanzar el objetivo de papel cero.

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FASE DE DESARROLLO GRUPO DE TRABAJO: VALORACIÓN DE PROGRESO

Estimados/as compañeros/as:

 Os recordamos que hasta mediados del mes de marzo se establece un momento de revisión de la implementación del proyecto de trabajo presentado a comienzos de este curso escolar. Mediante esta entrada de blog, rogamos a todos los miembros de este Grupo de Trabajo que recojan en un texto sustancioso cuál es la valoración de progreso del proyecto: aportación personal al equipo de trabajo, logros alcanzados y dificultades encontradas. Antes del 15 de marzo de 2020 se recomienda que cada miembro realice un comentario en respuesta a esta entrada en el que exponga la valoración personal del trabajo realizado hasta ahora, así como el grado de cumplimiento de las actuaciones concretas recogidas en el proyecto.

 

Esperando vuestra colaboración, recibid un cordial saludo.

Nota: vuestras aportaciones hacerlas como comentario a esta entrada, picando sobre "x comentarios" siendo x cualquier número en función de los comentarios que se han hecho con anterioridad.

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Manuel Molina González
Desde que se planteó la creación de este GT no he perdido de vista lo que nos llevó a iniciarlo. Es enorme el gasto de papel que en el trabajo se puede ahorrar, sobre todo en las comunicaciones y documentos compartidos. El aprendizaje que estamos llevando a cabo de herramientas digitales para el trabajo colaborativo, bien a cargo de compañeros, bien a cargo de especialistas, han supuesto una merma considerable en la utilización del papel, que por extensión nos conduce a estar en la línea correcta que movió a la génesis de este GT.
La reducción de papel desde mi ámbito personal y en la sede del CEP se puede ir apreciando, sobre todo en las comunicaciones y en los archivos que compartimos en nube.
Publicado el día 2/03/20 23:42.
María Soledad Serrano Ariza
Poco a poco vamos tomando conciencia del enorme gasto de papel que a menudo se produce en nuestro trabajo y de que gran parte de ese gasto puede reducirse.
Las diferentes herramientas digitales que estamos utilizando evitan ese gasto innecesario.
No estamos en gasto cero, es evidente, pero vamos reduciendo cada día más: las actas de nuestras reuniones no se imprimen, los documentos los compartimos en la nube a través de diferentes plataformas (Owncloud, Slack, Drive...), las actas de visitas a los centros ahora quedan en Séneca, las bolsas de ayuda ya no se imprimen, los documentos que compartimos con los centros, como sus Planes de Formación, quedan también a mano en los dispositivos digitales sin necesidad de ser impresos, en las actividades formativas se tiende cada vez más a compartir material online en lugar de entregarlo en papel, ...
Publicado el día 4/03/20 20:12.
José Antonio García Cano
Desde el inicio de curso actual, personalmente, me he marcado como objetivo reducir el uso de papel. La experiencia en el uso de herramientas digitales y de carácter colaborativo (Owncloud, Drive) así como la introducción de otras (Slack) creo que facilitan/han facilitado el desempeño de nuestra labor en aspectos como la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida, además de reducir el uso de papel.
En palabras de mi compañera Soledad, quedan reflejadas muchas acciones que nos han permitido avanzar en nuestro propósito: ¿las actas de visitas a los centros¿ registrada en el portal Séneca, ¿las bolsas de ayuda¿ con una gestión digitalizada, la documentación y materiales de las acciones formativas que tiende a compartirse vía y el hecho de manejar cada vez con mas frecuencias documentos en soporte digital a través de dispositivos como móvil, Tablet o portátiles.
El buen hacer de nuestra función nos lleva de forma casi indirecta a cumplir parte de los objetivos propuestos como son el alcanzar la mayor proximidad al objetivo de papel cero o conocer y usar aquellas herramientas que lleven a alcanzar todos los objetivos previstos en el proyecto.
Ahora bien queda centrarnos en aspectos como: Optimizar un repositorio común para almacenar la información y establecer un mecanismo útil de búsqueda para recuperarla, evitar la duplicidad de la documentación, mejorar la comunicación en la gestión para evitar la falta de información y duplicidad de esfuerzos, establecer un protocolo de nomenclatura y una creación de taxonomías para la documentación, usar una única clasificación, diseñar un mapa documental, que clasifica y agrupa los documentos o establecer normas y procedimientos para la gestión y mantenimiento con el objetivo de que se asegure coherencia y rentabilidad de las tareas documentales.
Desde mi ámbito personal en particular, así como desde el ámbito colectivo del CEP, estamos consiguiendo alcanzar gran parte de los objetivo.
Publicado el día 26/03/20 11:08.
Manuel Castro Galiano
Creo que está siendo satisfactoria la evolución de este grupo de trabajo, porque vamos avanzando en el objetivo un poco utópico de uso de papel cero. Se han dado pasos importantes, ya mencionados por mis compañeros anteriormente, a nivel individual. Es de esperar que en el ámbito de la gestión administrativa también se haya avanzado bastante, en esto Raquel tendría algo que decir, pero no es miembro de este grupo. Los compañeros del Equipo Directivo podrán decirnos si se está reduciendo también significativamente el uso de papel.
Como habéis dicho, aún se puede hacer más. Se me ocurre una medida que se trató en un encuentro regional de Ecoescuelas para reducir el consumo de materiales: en las actividades formativas no entregar carpetas si no son necesarias, ni bolígrafos, salvo a quien no traiga, colocando simplemente en una mesa un montón de folios y una caja con bolígrafos para su uso discrecional.
Publicado el día 27/03/20 10:56.
María Concepción Leiva Burgos
Desde que comenzamos este grupo de trabajo, siempre he tenido presente la idea de "Cero Papel" la cual, no supone a corto o medio plazo la eliminación total de los documentos en papel, pero si una reducción ordenada del uso de este, mediante su sustitución por soportes o medios electrónicos.

Desde hace años las TICs están cambiando el mundo, la forma en la que nos comunicamos, ordenamos y realizamos nuestro trabajo. Estos cambios bien gestionados, pueden traducirse en beneficios para el medioambiente, saliendo el entorno beneficiado.

Poco a poco, con unos pequeños cambios de hábitos en el trabajo al incorporar las TICs, vamos a cumplir el objetivo de un CEP capaz de reducir las cantidades de papel, y por lo tanto, más respetuoso con el medio, gracias a la gestión documental digital.

Ejemplo de buenas prácticas que llevamos a cabo pueden ser:

- Uso de ownCloud, Slack, Drive.
- Correo electrónico, página web.
- Fotocopiar e imprimir a doble cara.
- Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar.
- Lectura y corrección en pantalla.
- Evitar copias e impresiones innecesarias.
- Guardar archivos no impresos en el ordenador (Planes de Formación de los centros,...)
- Reutilizar el papel usado por una cara.

Como beneficios de estas prácticas podemos destacar:

- Ahorro de papel.
- Menos residuos.
- Mejora del acceso a la documentación.
- Mayor control y seguridad en el manejo de la información.
- Eliminamos duplicidad de documentos.
- Rapidez para localizar archivos.

Por todo lo expuesto, valoro personalmente el trabajo realizado como muy positivo, aún así, siempre podemos mejorar.
Publicado el día 3/04/20 20:59.

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