Situación de partida

La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Se establece como tarea poner en marcha un proyecto en el que se defina una estrategia global para la gestión de la documentación, los documentos en formato papel y electrónico, bases de datos y la creación y mantenimiento de documentos con la finalidad implícita de alcanzar el objetivo de papel cero.

Debido al gran número de documentos de trabajo que se manejan en el desempeño de la labor de asesoría en el CEP, surge la necesidad de adoptar soluciones diferentes a las llevadas a cabo hasta ese momento para optimizar la gestión de la documentación. La principal finalidad del proyecto es mejorar el rendimiento de la gestión documental y, como consecuencia de ello, conseguir la mayor proximidad al objetivo de papel cero en nuestra labor así como incrementar la seguridad de la documentación.

Objetivos

• Hacer un estudio de los problemas y puntos críticos que puedan restar eficacia a la organización.
• Optimizar un repositorio común para almacenar la información y establecer un mecanismo útil de búsqueda para recuperarla.
• Evitar la duplicidad de la documentación.
• Mejorar la comunicación en la gestión para evitar la falta de información y duplicidad de esfuerzos.
• Establecer un protocolo de nomenclatura y una creación de taxonomías para la documentación. Usar una única clasificación.
• Diseñar un mapa documental, que clasifica y agrupa los documentos.
• Establecer normas y procedimientos para la gestión y mantenimiento con el objetivo de que se asegure coherencia y rentabilidad de las tareas documentales.
• Alcanzar la mayor proximidad al objetivo de papel cero.
• Conocer y usar aquellas herramientas que lleven a alcanzar todos los objetivos previstos en el proyecto.

Repercusión en el centro

Optimización de la gestión de la documentación y la finalidad de alcanzar la mayor proximidad a ¿papel cero¿.

Actuaciones

Recursos y apoyos

Estrategias e indicadores para la valoración del trabajo