Uno de los desafíos que se encuentra el administrador de G Suite al comienzo de su uso, es el proceso de dar de alta a un gran volumen de usuarios, como por ejemplo, los alumnos  y los profesores del centro educativo.

 

El primer paso que se debe realizar es la creación de diferentes Unidades Organizativas. Estas unidades nos van a permitir clasificar a los usuarios por medio de una estructura jerárquica, facilitando luego la aplicación de diferentes reglas a cada una de las unidades de forma individual o colectiva.

 

En nuestro caso particular hemos definido una unidad organizativa raíz con el nombre de nuestro  instituto de la cual cuelgan los siguientes nodos:

 

- Instituto

- Alumnos

- ESO

- Bachillerato

- FPB

- GA

- SMR

- Profesores

 

Con esta clasificación podemos diferenciar claramente a los profesores de los alumnos. Dentro de los alumnos se define una unidad por cada tipo de enseñanza. Se podría haber metido a todas las unidades organizativas de la formación profesional dentro de un mismo nodo, pero no se ha visto necesario, ya que no vamos a aplicar ninguna regla específica a los alumnos de formación profesional en conjunto.

 

Una vez definidas las unidades organizativas ya podemos empezar a cargar los usuarios. El proceso de incorporar los usuarios a G Suite se facilita gracias a la función "Subir usuarios en bloque" que permite el alta masiva de usuarios por medio de un fichero CSV.

 

 

Los datos de los usuarios, en este caso los alumnos y/o profesores, se pueden obtener de Séneca también en formato CSV . El problema es que no coinciden los campos que requiere G Suite con los que genera Séneca. Uno de los campos más importantes es el del correo electrónico del usuario. Este campo debe ser único para todo el dominio. Por lo tanto hay que evitar que se produzcan colisiones.

 

Para solventar esta situación he desarrollado un programa que se encarga de transformar los datos de un sistema al otro. Originariamente lo desarrollé utilizando el lenguaje de programación Go, pero lo he vuelto a implementar en Dart mejorando el código y optimizándolo. Lo he publicado en GitHub bajo MIT License y se encuentra disponible para su descarga y uso en https://github.com/jramireziesgb/gsuite-users-dart.

 

Para poder compilarlo hay que tener instalado las herramientas de desarrollo de Dart. El programa se puede compilar para cualquier sistema operativo (Linux, Windows o Mac) ya que Dart es multiplataforma.

 

Para descargar el código fuente y compilarlo podemos seguir los siguientes pasos:

 

[1] $ git clone https://github.com/jramireziesgb/gsuite-users-dart.git
[2] $ cd gsuite-users-dart
[3] $ pub get
[4] $ dart2native bin/main.dart -o userstogsuite

 

En [1] se realiza la descarga del código fuente a la máquina local, nos metemos en el directorio del código fuente con el comando [2]. El comando [3] descarga y compila todas las dependencias del proyecto. Y por último, el paso [4] compila el proyecto generando el ejecutable. El ejecutable se llamará userstogsuite y lo tendremos disponible en la carpeta actual. 

 

A la hora de utilizar el programa necesitamos primero el fichero CSV generado por Séneca con los datos de los usuarios que vayamos a incorporar a G Suite. A la hora de generar este fichero hay que hacerlo con todos los campos, formato por defecto, pero podemos filtrar por cursos. Mi consejo es filtrarlo por el mismo criterio que se haya utilizado para la creación de las unidades organizativas.

 

G Suite espera que el fichero de entrada esté codificado en UTF-8. Téngase en cuenta que Séneca genera el fichero con la codificación Windows-1252. Para convertir el fichero CSV generado por Séneca a UTF-8 se puede utilizar el siguiente comando Linux:

 

$ iconv -f "windows-1252" -t "UTF-8" RegAlum.csv > RegAlum.utf8.csv

 

Donde RegAlum.csv es el fichero que genera Séneca con los alumnos que vayamos a importar y RegAlum.utf8.csv es el fichero que vamos a utilizar para el resto del proceso ya convertido al formato adecuado.

 

Con el siguiente comando generaremos el fichero que podremos importar en G Suite:

 

$ userstogsuite -f RegAlum.utf8.csv -d "midominio.com" -x eso -u "/Alumnos/ESO" > listado-gsuite.csv

 

El parámetro -f indica el fichero que contiene los datos, debe ser UTF-8. 

 

El parámetro -d especifica el dominio de las cuentas de los correos electrónicos, en este caso, se generaran las cuentas @midominio.com.

 

El parámetro -x es opcional y nos permite añadirle un sufijo a los nombres de usuarios de las cuentas de correo. En este caso, se añadirá el sufijo ¿eso¿, quedando las cuentas de la forma usuario.eso@midominio.com. Este parámetro resulta útil, ya que permite a partir de una cuenta de correo identificar el tipo de usuario. En nuestro caso particular hemos dejado sin sufijo a los profesores, mientras que se le ha añadido un sufijo a las cuentas de los alumnos dependiendo de la unidad organizativa a la que pertenezcan.

 

El parámetro -u especifica la unidad organizativa donde se incluirá al usuario.

 

La contraseña por defecto para los alumnos es su DNI y si no lo tuviese se pondría por defecto 12345678A. Sin embargo, disponemos del parámetro -p que nos permite indicar una contraseña diferente.

 

Por último, el programa vuelca por pantalla el resultado, por ello, con > se redirecciona la salida a un fichero. En este caso listado-gsuite.csv.

 

Ahora ya podremos importar dicho fichero en G Suite y dar de alta de forma masiva a los usuarios.