A modo de introducción y antes de entrar en materia sería conveniente justificar la necesidad de la digitalización en los archivos. Aunque más adelante se especificarán las distintas finalidades de la digitalización, resulta evidente que la primera de ellas responde a la necesidad de realizar copias de los fondos que se conservan en un archivo. Las fotocopias en papel han dado paso al formato digital que, si bien aún tiene como asignatura pendiente demostrar su perdurabilidad en el tiempo (a largo plazo), por el contrario presenta ventajas lo suficientemente significativas como para que tanto las administraciones como el sector privado hayan depositado en el entorno digital todas sus expectativas. Como primera de las ventajas de este formato se puede señalar una mayor rapidez en la recuperación de la copia digital deseada, recuperación que dependerá en todo momento de los metadatos que se asocien a dicha imagen. Existen, además, sistemas de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) mediante los que se pueden extraer caracteres de la imagen digital y, sobre ellos, realizar búsquedas a texto completo. La digitalización de documentos es un paso fundamental para administrar todo ese tipo de información en papel que de otra manera sería imposible hacerlo. Es el proceso mediante el cual un documento es transformado en una imagen digital, y es almacenado junto a datos que lo referencian en una base de datos, pudiendo acceder al mismo desde múltiples ubicaciones sin necesidad de tener que acudir al documento físico.