La idea global de un proyecto debe concretarse en fases. Seguirlas es garantía para encontrar una orientación.

 

Cómo hacerlo

En primer lugar:

a. Visualizad vuestro proyecto de manera global. Qué vais a hacer. Cuál va a ser vuestra finalidad y objetivos.
b. Ponedle un nombre que ayude a concentrar vuestro plan ("Vivimos por nuestro planeta") y que lo haga visible a toda la Comunidad Educativa y entorno.

 

Después:

a. Esbozad y diseñad actividades encaminadas al objetivo principal.
b. Organizad el trabajo atendiendo a los puntos fuertes del equipo.
c. Repartid las tareas de forma coordinada e igualitaria. Para esto os puede servir de gran ayuda un cronograma que paute y oriente el recorrido. Pero, ¿cómo creamos nuestro cronograma? Seguid estos pasos:

1. Recopilar la información. Lo primero que necesitáis es conocer el alcance del proyecto, todos aquellos requisitos y características que lo definen, la fecha de inicio y fin o las entregas pactadas, e identificar los posibles obstáculos y limitaciones que podáis encontraros. También puede incluir expectativas de los interesados, que a menudo determinan los hitos del proyecto.

2. Identificar y definir las actividades. Tras analizar toda la información, llega el momento de determinar qué actividades se llevarán a cabo para elaborar el proyecto y el grado de prioridad de cada una. Estas actividades deben ser planificadas, teniendo en cuenta todos los factores y circunstancias que puedan poner en riesgo al proyecto. Es importante determinar si hay otras restricciones a tener en cuenta en el desarrollo de la programación.

3. Secuenciar las actividades. Algunas actividades dependen de otras, mientras que otras tareas pueden desarrollarse simultáneamente y otras que no.

4. Establecer los recursos necesarios para cada actividad. No sólo necesitáis conocer los materiales necesarios para cada actividad, también quién o quienes la van a llevar a cabo y el coste que tendrá. Una ineficaz previsión de los recursos puede provocar retrasos en las entregas y poner en riesgo el proyecto.

5. Estimar el tiempo para cada actividad. Definida cada tarea, hay que calcular el tiempo de duración. En la programación del proyecto se ha de incorporar la información relativa a los días laborables, los turnos, y la disponibilidad de los recursos.

6. Distribuir las actividades. Cada miembro o equipo del proyecto debe responsabilizarse de una serie de actividades.

7. Seguimiento del cronograma. Una vez elaborado el cronograma, es necesario revisarlo para asegurarse de que cada actividad está alineada con los recursos necesarios para su ejecución, tanto humanos, como materiales y temporales. Además, durante la ejecución del proyecto será necesario continuar con el seguimiento.

Para tener más información sobre la planificación de actividades y tiempo de un proyecto, puedes descargarte el ebook gratuito: Planificación de las actividades y tiempo de un proyecto.

 

Herramientas

También existen diferentes métodos que te pueden servir para planificar y distribuir el tiempo de tus proyectos y elaborar el cronograma de actividades. Dos de los métodos más populares y eficaces para la gestión de proyectos son: 

• Diagrama de Gantt. Se compone de dos ejes, uno vertical y otro horizontal, donde se señala por un lado las actividades y por otro el tiempo del proyecto. Esta herramienta refleja, a través de diagramas de barra horizontales, la distribución y duración de cada una de las tareas del proyecto.

• Diagrama de Pert. Recomendado cuando la complejidad del proyecto es mayor y un complemento ideal para otras metodologías. A través de este método se descompone el proyecto en tareas, cuya secuencia y relación se plasma por medio de símbolos denominados grafos.